Kwalifikacja Dostawców Koleje Śląskie sp. z o. o.
Dostawca kwalifikowany – podmiot objęty procedurą weryfikacji kompetencji podmiotów świadczących usługi lub dostarczającego produkty związane z zapewnieniem bezpieczeństwa w transporcie kolejowym w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Utrzymaniem Kolei Śląskich sp. z o. o. (zwany dalej: Zintegrowany SMS i MMS).
Rejestracja podmiotu na Liście Dostawców kwalifikowanych:
- Wniosek o wpisanie na Listę Dostawców kwalifikowanych, prowadzoną przez Koleje Śląskie Sp. z o. o. (zwana dalej „KŚ”), składa się w formie Formularza, którego wzór został załączony poniżej (Załącznik nr 1 – Formularz/Wniosek dostawcy kwalifikowanego). Wniosek ten, wraz z załącznikami, należy złożyć w formie pisemnej na adres siedziby Spółki z adnotacją: „Dział FZPZ – Zgłoszenie: Lista kwalifikowanych dostawców” lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres e-mail: dostawcy.ffz@kolejeslaskie.pl
- Decyzja KŚ o wpisaniu podmiotu na Listę Dostawców Kwalifikowanych odbywa się w szczególności poprzez weryfikację złożonych przez niego dokumentów. KŚ ma prawo przeprowadzić audyt dostawcy lub zwrócić się do wnioskującego podmiotu o złożenie wyjaśnień lub o uzupełnienie dokumentów. KŚ ma również prawo odmówić wpisania podmiotu na Listę Dostawców Kwalifikowanych. O wynikach procesu weryfikacji podmiot wnioskujący zostanie poinformowany w formie elektronicznej na adres e-mail podany w formularzu. Wynik pozytywny wiąże się z koniecznością podpisania przez Strony zobowiązania, którego wzór został załączony poniżej (Załącznik nr 2 – Zobowiązanie Stron).
- Podmiot wpisany na Listę Dostawców Kwalifikowanych uzyskuje status dostawcy kwalifikowanego i pozostaje na niej bezterminowo pod warunkiem pozytywnego przechodzenia cyklicznej weryfikacji zgodnie z procedurą Zintegrowanego SMS i MMS KŚ.
- Podmiot wpisany na Listę Dostawców Kwalifikowanych może zostać z niej usunięty na własny wniosek lub w przypadku gdy: nie przejdzie pozytywnie cyklicznej weryfikacji zgodnie z procedurą Zintegrowanego SMS i MMS KŚ lub KŚ poweźmie wiadomość o okolicznościach, które świadczą o nierzetelności zawodowej podmiotu lub w przypadku dezaktualizacji istotnych danych zawartych w Formularzu lub dokumentów złożonych wraz z Formularzem, o którym mowa w pkt. 1.
- KŚ zastrzega, iż przekazywane przez dostawców dane, o których mowa w pkt. 1 będą traktowane jako informacje poufne oraz zobowiązuje się traktować je i chronić jak tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. z dnia 13 maja 2022 r.: Dz.U. z 2022 r., poz. 1233 ze zm).
- Zobowiązanie do zachowania poufności nie ma zastosowania do informacji poufnych:
1) które są dostępne KŚ przed ich ujawnieniem KŚ przez podmiot przekazujące dane;
2) które zostały uzyskane z wyraźnym wyłączeniem przez podmiotu zobowiązania KŚ do zachowania poufności;
3) które zostały uzyskane od osoby trzeciej, która uprawniona jest do udzielenia takich informacji;
4) których ujawnienie wymagane jest na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub na podstawie żądania uprawnionych władz (w tym Urzędu Transportu Kolejowego),
5) które stanowią informacje powszechnie znane. - Klauzula informacyjna – RODO:
7.1. Koleje Śląskie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej KŚ) z siedzibą w Katowicach, ul. Raciborska 58, 40-074 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000357114, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 140.712.500,00 zł, NIP 954-26-99-716 oraz numer REGON 241592956, oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w niniejszej Informacji – RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących dostawcę oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, koordynatorów i/lub osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności w niniejszym postępowaniu,
7.2. KŚ oświadcza, że powołał inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: iodo@kolejeslaskie.pl
7.3. Dane osobowe osób, o których mowa w punkcie 7.1, będą przetwarzane przez KŚ na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań administratora danych osobowych związanych z wykonywaniem czynności w niniejszym postępowaniu oraz w celu archiwizacji w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email.
7.4. Dane osobowe osób, o których mowa w punkcie 7.1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z wykonania czynności w niniejszym postępowaniu bądź obowiązek przekazania danych będzie wynikał z przepisów obowiązującego prawa.
7.5. Dane osobowe osób wskazanych w punkcie 7.1 nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
7.6. Dane osobowe osób, o których mowa w punkcie 7.1, będą przetwarzane przez okres 4 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostanie udzielone zamówienie, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania z uwagi na obowiązki KŚ uregulowane w przepisach prawa zamówień publicznych lub obowiązki archiwizacyjne, statystyczne, dochodzenie roszczeń itp.
7.7. Osobom, o których mowa w punkcie 7.1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do zgłoszenia żądania w zakresie przenoszenia danych.
7.8. Osobom, o których mowa w punkcie 7.1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
7.9. Podanie danych osobowych, o których mowa w punkcie 7.1, jest wymagane do wykonywania czynności w niniejszym postępowaniu, odmowa podania danych osobowych skutkuje niemożnością prowadzenia niniejszego postępowania. Wniesienie żądania usunięcia przetwarzanych danych osobowych danej osoby w trakcie prowadzenia niniejszego postępowania skutkuje obowiązkiem dostawcy niezwłocznego wskazania innej osoby w jej miejsce. Szczegółowe prawa i obowiązki osób fizycznych, których dane osobowe KŚ przetwarza w związku z niniejszym postępowaniem, uregulowane są w polityce bezpieczeństwa ochrony danych osobowych, która jest dostępna na stronie internetowej www.kolejeslaskie.com.
7.10 W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w punkcie 7.1, KŚ nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO,
7.11. Posiada Pani/Pan:
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować m. in. zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
7.12. Nie przysługuje Pani/Panu:
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
7.13. KŚ zamieścił oświadczenie wymagane od dostawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, a dotyczące pozyskania przez KŚ danych osobowych od osób trzecich dla przedmiotowego postępowania. W/w oświadczenie KŚ zamieścił w celu uzyskania przez KŚ potwierdzenia, że osoby, których dane osobowe są przekazywane KŚ, dysponują już wskazanymi informacjami, jak również w celu właściwego zabezpieczenia i ochrony danych tych osób, z których dostawca będzie korzystał, przekazanych przez dostawcę w celem uzyskania w przyszłości zamówienia publicznego.
7.14. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne
z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.